Automatyczna Windykacja bez Utraty Relacji
AI SmartReminder: Jak zamienić dłużnika w płatnika bez utraty relacji?
Zaległe płatności to nie tylko dziura w budżecie – to godziny stracone na ręczne przeglądanie tabelek, porównywanie dat i pisanie niezręcznych maili. AI SmartReminder rozwiązuje ten problem definitywnie, automatycznie wyciągając zaległe faktury i dbając o ich opłacenie, podczas gdy Ty masz pełną kontrolę nad procesem.
W tym artykule skupimy się wyłącznie na działaniu systemu AI SmartReminder – narzędziu, które łączy dane z Twojego systemu księgowego z inteligencją modeli językowych, aby zautomatyzować tzw. „miękką windykację”.
Jak działa AI SmartReminder?
System działa w tle jako niewidzialny asystent finansowy. Jego workflow opiera się na czterech filarach, które eliminują chaos w dokumentacji i poprawiają płynność finansową (Cash Flow).
Fundamentem działania jest połączenie API z Twoim systemem CRM lub finansowo-księgowym (np. wFirma, inFakt, Symfonia). Dzięki temu Agent AI zawsze widzi aktualny status faktury. Jeśli klient opłacił fakturę 15 minut temu, system to odnotuje i automatycznie wstrzyma zaplanowaną windykację.
Inteligentne Grupowanie
Koniec ze spamowaniem klienta. System łączy wiele faktur w jeden czytelny raport.
Personalizacja Tonu
AI dopasowuje styl (od przyjaznego po oficjalny) do ilości dni spóźnienia.
One-Click Approval
Decydujesz jednym kliknięciem w mailu. Pełna kontrola, zero pisania.
Automatyczny Dziennik
Status wysyłki i poziom wezwania są automatycznie logowane w Excelu/Sheets.
Excel / API
Grupowanie & Treść
Wyślij do Admina
1. Inteligentne Grupowanie Faktur
W tradycyjnym modelu, jeśli klient zalega z trzema fakturami, systemy księgowe często wysyłają trzy oddzielne monity. To irytuje kontrahenta i wygląda na bałagan w Twojej firmie.
AI SmartReminder działa inaczej. Workflow „Loop Over Items” grupuje wszystkie faktury danego klienta i przetwarza je „gęsiego”. Efekt? System łączy wszystkie zaległości w jedną, czytelną tabelę. Klient otrzymuje jednego, profesjonalnego maila z podsumowaniem.
2. Strategia Eskalacji i Personalizacja
Cykliczne sprawdzanie płatności:
System działa w ustalonych interwałach, np. w 7., 14. i 21. dniu po terminie płatności. W każdym z tych dni Agent AI łączy się z systemem finansowym i sprawdza status faktury.
Dynamiczne Scenariusze Windykacji:
-
Etap Miękki (7, 14, 21 dni po terminie)
W tym okresie system wysyła wiadomości bezpośrednio do klienta. Treść jest uprzejma i przypominająca.
Cel: Szybkie odzyskanie wpłaty bez angażowania Twojego czasu. - Etap Twardy (50+ dni po terminie) Gdy miękkie metody zawodzą, AI wchodzi w tryb windykacji twardej. Generuje oficjalne wezwania do zapłaty i ostrzeżenia o wpisie do KRD.
3. One-Click Approval – Pełna kontrola
Największą obawą przy automatyzacji finansów jest błąd. Zamiast wysyłać pisma od razu do dłużników, system wysyła e-mail do Ciebie (Administratora). Widzisz w nim przygotowaną przez AI treść oraz listę faktur. Masz przycisk „Zatwierdź”. Jeśli wszystko się zgadza – klikasz raz (nawet z telefonu). Dopiero wtedy system uruchamia wysyłkę do klienta.
4. Automatyczny Dziennik
Po kliknięciu „Zatwierdź”, system nie tylko wysyła wiadomość do dłużnika, ale też natychmiast wraca do Twojego arkusza (Excel/Sheets) i loguje status wysyłki.
Zobacz to w praktyce: Przykłady wiadomości
Zobacz, jak Agent AI dostosowuje ton wiadomości w zależności od sytuacji.
Cześć Jan,
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Zauważyłem, że termin płatności faktury FV/2024/12/55 na kwotę 1 230,00 PLN minął 7 dni temu. Pewnie to tylko kwestia przeoczenia.
Będę wdzięczny za zlecenie przelewu w wolnej chwili.
Z poważaniem,
Zespół Finansowy ToDoAI
Szanowni Państwo,
Pomimo wielokrotnych przypomnień, płatność za faktury zbiorcze na kwotę 15 400,00 PLN nadal nie została uregulowana. Opóźnienie wynosi już ponad 50 dni.
Brak wpłaty skutkować będzie:
1. Przekazaniem sprawy do zewnętrznej kancelarii windykacyjnej.
2. Wpisem do Krajowego Rejestru Długów (KRD).
Z poważaniem,
Dział Prawny ToDoAI
